Avec le développement des modes de travail hybrides, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les solutions de coworking. Le coworking répond à de nombreux besoins : alternative au domicile, nomadisme, regroupement ponctuel d’équipes, débordement, hébergement de projets… Et offre une grande flexibilité par rapport à un bail 3/6/9 et des espaces clé en main, prêt à l’emploi. Mais le secteur du coworking est encore peu régulé aujourd’hui. Les règles en matière de sécurité sont assez floues et le classement vis-à-vis de la règlementation des espaces de coworking est souvent sujet de débats entre les différents acteurs intervenants lors de la réalisation de ces lieux.

Quelles sont les différentes règles qui s’appliquent aux espaces de coworking ? Quelles différences selon les types de location ? Quelles sont les choses à avoir en tête avant de se lancer ? Quels sont les risques pour son entreprise ou pour les collaborateurs ? Comment s’assurer d’avoir bien fait toutes les vérifications en amont ?

Petite ou grande entreprise, Neo-nomade fait le point sur ce sujet et répond aux principales questions à se poser avant de se lancer !

 

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Qu’est ce qu’un ERP ?

Selon l’article Article R143-2 du code de la construction et de l’habitation, « constituent des établissements recevant du public (ERP) tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. 

Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l’établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel. »

Ce statut d’ERP implique un certain nombre de contraintes

Les maitres d’ouvrages, propriétaires ou exploitants sont tenus à se conformer aux règles de sécurité contre l’incendie ainsi que l’accessibilité handicapé et obtenir une autorisation délivrée par l’autorité administrative au préalable de tout travaux de modification, de création ou d’aménagement d’un ERP.

Il est fortement conseillé de se faire accompagner bien en amont par un contrôleur technique spécialisé afin de s’assurer de la faisabilité du projet. Ce dernier étant obligatoire par la loi dans les ERP de 1ère, 2ème, 3ème et 4ème catégorie.

En effet, il existe différentes catégories et types d’ERP, en fonction de la capacité d’accueil de l’espace, et en fonction de la nature de leur exploitation. Dans le cas d’un espace de coworking classifié ERP, les typologies habituelles sont W (pour les bureaux) et L (pour les salles de réunions).

Dans le cas où l’établissement de reçoit pas plus de 200 personnes au total en terme de public, il reste classé en 5ème catégorie, qui est la moins contraignante.

 

Les espaces de coworking doivent-ils être ERP ?

Le consensus est que les espaces de coworking ne sont pas nécessairement toujours classés en ERP, car certains ne reçoivent pas de visiteurs extérieurs considérés comme du public, non identifiés : uniquement des membres ou des personnes nommément invitées ou ayant fait une réservation en amont sont accueillis.

En fonction de l’usage des locaux, un espace de coworking peut ne pas être classé en ERP. Il sera donc soumis aux seules dispositions du code de travail appliqué aux établissement recevant des travailleurs (ERT).

 

Qu’appelle-t-on ERT ?

La classification ERT (Espace Recevant des Travailleurs) concerne les lieux accueillant des postes de travail et soumis à la réglementation du Code du Travail, notamment en matière de sécurité incendie et d’accessibilité handicapé. Celle-ci définit des obligations pour le Maître d’ouvrage et pour l’employeur (qui veille à la bonne utilisation des locaux et au maintien des conditions de sécurité et d’hygiène).

Ce qui change en coworking, c’est que dans la plupart des cas, l’employeur n’est pas lui-même sur place pour superviser la gestion quotidienne des espaces, et délègue donc cette responsabilité à l’opérateur de l’espace. Même dans le cas où une entreprise implante son activité en coworking (ce qui en fait son bureau principal), il reste de la responsabilité de l’opérateur de mettre en place les mesures d’évacuation, par exemple, en formant les occupants et en organisant des exercices d’évacuation régulièrement.

Pourquoi faut il s’assurer du respect du code du travail ?

La règlementation du code du travail est plus souple que celle portant sur les ERP. Les établissements soumis au code du travail sont exemptés de l’obligation de la visite de la commission de sécurité au préalable de l’ouverture des lieux et l’intervention d’un contrôleur technique n’est pas systématique. Dans le même sens, la règlementation n’impose aucune visite périodique de la commission de sécurité comme c’est le cas pour les ERP des 4 premières catégories.

Un gestionnaire, s’il n’est pas assez informé, peut donc ouvrir son établissement sans s’assurer de sa conformité aux lois et divers règlementations applicables. Il risque donc de se retrouver face à des situations assez délicates en cas de problème (incendie, électrocution, contrôle aléatoire du service administratif, etc).

Il faut savoir, que le code du travail, même s’il est qualifié de plus souple que la règlementation portant sur les ERP, il n’est pas cadré par la loi.

Il existe donc divers obligations et dispositions à respecter, lors de l’aménagement ainsi que l’exploitation d’un espace, notamment en terme de :

  • Sécurité incendie
  • Accessibilité handicapé
  • Vérifications des installations électriques et des moyens de secours.

 

Comment s’assurer d’un niveau de service et de sécurité minimum pour les collaborateurs ?

  • Comme nous l’avons vu plus haut, vous pouvez demander à l’opérateur de coworking un certain nombre de justificatifs au moment de votre installation. De manière générale, il reste de la responsabilité de l’opérateur de respecter la règlementation en vigueur : si un incident venait à se produire, ce serait d’abord la responsabilité de l’opérateur de l’espace qui serait engagée.
  • Lorsqu’il s’agit d’un accès à plusieurs centaines, voir milliers d’espaces, comme c’est le cas par exemple du PASS Coworking Neo-nomade, le passage par une plateforme vous permet d’avoir accès à un tiers de confiance, qui clarifie les engagements et les responsabilités des opérateurs et peut demander un certain nombre de pièces justificatives à l’inscription de l’espace. Cela permet d’avoir un niveau de service minimum qui s’aligne globalement sur les normes ERT.
  • Un projet de norme standard est également à l’étude par le SYNAPHE (organisation professionnelle des centres d’affaires et espaces de coworking) et pourrait voir le jour dans les prochains mois. Cela clarifierait de manière plus précise les attentes pour les gestionnaires et la méthode de contrôle. L’idéal serait l’obtention d’un certificat d’un organisme de contrôle au moment de l’ouverture de l’espace, puis régulièrement pendant la vie de l’espace. La question du coût de ces contrôles se posent néanmoins, en particulier pour des petits et moyens opérateurs qui n’auront pas les mêmes moyens qu’un grand groupe.
  • De manière générale, au moment du lancement d’un projet d’installation de collaborateurs en espace de coworking, il est nécessaire d’impliquer les services internes concernés (sécurité, environnement de travail, juridique). Ceux-ci pourront analyser ces éléments pour s’assurer que les vérifications en amont aient bien été faites et sont en conformité avec les politiques internes de l’entreprise.

 

L’avis d’expert : Nauf KHOURY, Chef d’Agence Paris Est – Risk Control

« Travaillant depuis des années avec divers acteurs du coworking, des grands et des moins grands, les questions autour de la règlementation ont toujours été au cœur des discussions avec nos partenaires sur les projets.

Dans le domaine du bâtiment et plus particulièrement dans la création et l’aménagement dans de l’existant, le noir ou blanc n’existe pas. Chaque projet est unique et nécessite tout un travail de réflexion basé sur un retour d’expérience permettant d’aboutir à des établissements conformes assurant le maximum de sécurité à ses occupants, tout en tenant compte évidemment, du budget, du planning ainsi que l’ensemble des contraintes et enjeux (structure, architecture, acoustique, administratifs, etc).

Quelle direction prendre ? Quel classement faut-il ? c’est quoi les limites des effectifs? L’isolement ? Comment ne pas tomber dans le piège d’une usine à gaz pour réaliser un petit projet ? Quelles sont les démarches administratives ?

Que l’établissement soit classé ERP ou bien soumis uniquement au code de travail, la règlementation est là pour assurer un cadre, des fois peu connu par les investisseurs, les promoteurs et les gestionnaires. Mon conseil à donner c’est de s’entourer par les bons partenaires proactifs qui sont force de proposition et de conseil avec leur retour d’expérience et recul.

Chez RISK CONTROL, nous sommes très fières de notre métier et nous avons toujours eu le plaisir d’accompagner nos clients et de leur transmettre notre savoir-faire afin qu’ils puissent réaliser leurs projets en toute intelligence conformément à la règlementation tout en restant dans le budget et le planning. »

Nous espérons que cet article vous aura été utile ! Pour toute question ou précisions sur ces sujets, ou plus généralement sur la mise en place de ces solutions d’espaces de travail flexibles, n’hésitez-pas à nous contacter directement sur contact@neo-nomade.com.

 

Comment nous avons travaillé :

  1. Recherche et Analyse documentaire : ERP, ERT, IGP, RCP : définition des nomenclatures et modalités de contrôle possibles.
  2. Echange avec le SYNAPHE (organisation professionnelle des espaces de type centre d’affaire et coworking : des standards existent-ils, une réflexion commune autour des critères minimum a-t-elle été lancée ?
  3. Echanges avec nos partenaires espaces (indépendants et réseaux – plus d’une dizaine d’espaces ou réseaux contactés, représentatifs de la diversité des espaces de coworking) : quelle classification ont-ils (ERP, ERT), quels contrôles réalisent-ils ? quels documents justificatifs pourraient-ils produire facilement ?
  4. Echange avec un bureau de contrôle (Risk Control) : confirmation de l’état actuel de la réglementation et des documents justificatifs potentielle