Charte de Protection des Données Personnelles Neo-nomade

Le 25 mai 2018 est entrée en vigueur la nouvelle réglementation générale européenne sur la protection des données à caractères personnel - ou RGPD. Chez Neo-nomade nous œuvrons chaque jour, à travers les nouveaux modes de travail, pour faciliter et améliorer la vie de nos utilisateurs. Dans cette même optique, la protection de vos données est un sujet très important dans la relation de confiance qui nous unit.

Depuis notre création, nous nous efforçons d'appliquer une politique raisonnable en termes de protection des données. Notre hébergeur, français, a été choisi pour ses efforts sur ces sujets et nous appliquons de façon systématique le principe de minimalisation dans la collecte des données. Nous ne collectons ainsi que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous avons profité de cette nouvelle réglementation pour faire le tour de nos traitements, nos process et notre outil afin de vous proposer des garanties toujours meilleures. Cette charte vous informe donc sur la manière dont nous utilisons vos données, sur vos droits et les modalités d'exécution de ceux-ci.

1. Comment collectons-nous les données ?

Les données collectées et traitées par Neo-nomade le sont dans les cas permis par la réglementation en vigueur et notamment :

  • Lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles
  • Lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande
  • Pour le respect des obligations légales ou réglementaires
  • Lorsque les intérêts légitimes de Neo-nomade peuvent être de nature à justifier un traitement

Les données que nous collectons proviennent de sources différentes, elles sont recoltées lorsque vous remplissez nos formulaires (ouverture d'un compte sur la plateforme, téléchargement du livre blanc ...), lors de vos interactions sur notre plateforme (système de cookies, enregistrement des réservations ...), ou encore lorsque nous recevons un mail. Pour nos utilisateurs de forfaits entreprise, les données nous sont transmises directement par les services avec lesquels nous sommes en contact, dans le cadre du contrat ou de l'accord avec celle-ci.

La collecte et l'utilisation des données personnelles nous sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement du service de réservation, mais aussi pour assurer le support utilisateur ou le maintien en condition opérationnelle de notre plateforme.

2. Quelles données collectons-nous ?

Les données collectées sont de deux types : "Données Personnelles" et "Autres données". Les données personnelles sont celles qui permettent de vous identifier directement ou indirectement. On parle d'une identification indirectement possible lorsqu'une donnée peut, en la combinant avec d'autres, vous identifier en tant qu'individu.

Les Données Personnelles n'incluent pas les Données qui ont été agrégées ou rendues anonymes, de telle façon qu'elles ne peuvent plus raisonnablement être associées à une personne. Nous ne collectons par ailleurs aucune donnée dite 'sensible'. Les données que nous sommes susceptibles de collecter comprennent :

  • Les données personnelles :
    • Directes : nom, prénom, adresse e-mail, mais celles-ci peuvent aussi porter sur votre profession, entreprise et adresse postale.
  • Les autres données :
    • Données sur l'appareil et sur le navigateur, telles que l'adresse IP, le type d'appareil, le type de système d'exploitation et le type de navigateur internet, la résolution de l'écran, le nom et la version du système d'exploitation, le fabriquant de l'appareil et le modèle, la langue, les modules, les compléments et la version des Services que vous utilisez.
    • Données transactionnelles, telles que les types de réservations, les montants des réservations, le lieu des réservations ainsi que les dates associées.
    • Les Cookies et les données issues de la technologie de traçage, tels que le temps passé sur les services, les pages visitées et d'autres données de trafic anonyme.
    • Données sur votre retour d'expérience, votre satisfaction.

3. Pourquoi collectons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon les cas, vos données personnelles pourront être utilisées dans le but de :

  • Fournir les services de réservations.
  • Répondre à des requêtes et fournir une assistance client.
  • Améliorer et personnaliser votre expérience client.
  • Assurer le maintien en conditions opérationnelles et l'optimisation de notre plateforme.
  • Améliorer la pertinence de nos produits, offres et services en fonction de vos avis et besoins (enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques ...)
  • Améliorer la connaissance de nos clients et prospects.
  • Envoyer des informations sur la société Neo-nomade, les produits et services proposés par ces derniers ou leurs partenaires.
  • Diffuser du contenu thématique (nouveaux modes de travail, espaces inspirants ...)
  • Assurer la réalisation des prestations prévues au contrat passé avec une entreprise.
  • Traiter votre candidature à un poste.

Neo-nomade est également susceptible d'utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou pour tout autre obligation légale le cas échéant.

4. Comment partageons-nous vos données ?

Neo-nomade ne vend ni ne loue des données personnelles à des agences marketing ou à des tiers non-partenaires.

Nous partageons vos données personnelles avec des tiers de confiance :

  • Nos partenaires espaces : dans le cadre de la réalisation des prestations de réservations, les informations nécessaires à votre identification et votre accueil au sein de l'espace sont partagées avec celui-ci.
  • Nos fournisseurs de services qui nous aident à fournir nos propres solutions : hébergement du site internet et des bases de données, envoi de mail et gestion documentaire, prestataire de paiement en ligne.

En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l'Union européenne, Neo-nomade s'engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s'assurer que vos données personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat (notamment grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne, des Règles internes d'entreprise ou le Bouclier de protection des données mis en place entre l'Union européenne et les États-Unis). Toutes les dispositions contractuelles et administratives sont alors mises en œuvre pour que les données personnelles connaissent un niveau de protection équivalent à ce qu'offre la réglementation europééenne.

5. Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?

Neo-nomade met en place des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour garantir la sécurité de vos données, c'est-à-dire empêcher la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée et l'accès non autorisé, qu'il soit accidentel ou illicite, à vos données. Nos mesures ne s'arrêtent pas à notre outil, mais passent aussi par un diagnostic de nos sous-traitants et un renforcement de notre politique de sécurité interne.

Bien que Neo-nomade mette en place des mesures raisonnables pour préserver la sécurité de vos données, aucune technologie de transmission ou de stockage n'est totalement fiable. Pour cette raison, nous nous engageons en cas de faille/fuite pouvant porter atteinte à vos droits et libertés concernant les données personnelles, conformément à la réglementation, à communiquer cette violation à l'autorité de contrôle et à la ou aux personnes concernées ainsi que, le cas échéant, au responsable du traitement.

Neo-nomade travaille en partenariat avec un réseau d'espaces indépendants pour vous offrir les meilleures conditions de travail où que vous soyez. Le contenu de cette charte ne s'applique pas dans le cadre de l'activité des espaces en question et en dehors de la plateforme neo-nomade.com

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Neo-nomade conserve vos données pour le temps nécessaire à la bonne réalisation des finalités présentées dans cette charte sous réserve des possibilités légales d'archivage, d'obligations de conservation de certaines données, et/ou d'anonymisation.

Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes :

  • Données personnelles des clients/prospects/partenaires d'affaires : tant que l'utilisateur est actif et, au plus tard, 3 ans après le dernier contact avec ce dernier
  • Données personnelles de connexion : 1 an après la dernière connexion
  • Données personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d'issue négative, 3 ans après le dernier contact.

7. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous disposez à l'égard de vos données personnelles les droits suivants :

  • Droit d'accès, de rectification, d'oubli (ou effacement) de vos données personnelles.
  • Droit de limitation di traitement sur vos données personnelles.
  • Droit à la portabilité de vos données personnelles : lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou un contrat, ce droit vous permet de demander et recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé de sorte que vous puissiez les transmettre librement à un autre responsable de traitement.
  • Droit du retrait du consentement au traitement de vos données personnelles : lorsque le traitement est basé sur votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, directement depuis le bas de la newsletter, depuis votre espace personnel ou en nous contactant (voir paragraphe 8). Le retrait de votre consentement ne sera valable que pour les communications futures et ne pourra remettre en cause la licéité des communications passées.

Si nous efforts pour garantir vos droits et la sécurité de vos données ne vous semblaient pas suffisants, vous avez la possibilité d'effectuer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

8. Comment exercer vos droits ?

Neo-nomade vous donne la possibilité d'accéder et de modifier la plupart de vos informations via votre page de profil au sein de votre compte personnel. De nouvelles fonctionnalités sont en cours d'implémentation afin de faciliter l'exécution des droits à l'oubli et à la portabilité des données. Nous vous notifierons lors de l'arrivée de celle-ci sur votre espace personnel.

Pour toute demande non encore accessible depuis notre outil ou pour toute autre question, vous pouvez à tout moment faire valoir vos droits en nous contactant à l'adresse suivante : privacy@neo-nomade.com ou par courrier à l'adresse suivante :

Service Privacy
LBMG Worklabs
36 rue du chemin vert
75011 Paris

Nous traiterons votre demande conformément à votre souhait dans les meilleurs délais et dans le respect de la réglementation en vigueur. Si toutefois votre demande ne pouvait être honorée, nous vous ferions parvenir les justifications nécessaires.

9. Nous contacter

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité, veuillez nous contacter à privacy@neo-nomade.com ou à :

Service Privacy
LBMG Worklabs
36 rue du chemin vert
75011 Paris

10. Droit applicable et Tribunal compétent

La présente Charte est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d'appel de Paris.

Version en vigueur – 25 mai 2018 – LBMG Worklabs SAS ©
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