Vous êtes en pleine recherche de bureaux et vous hésitez encore entre un coworking et un bail commercial classique 🤯 ? Cet article est fait pour vous !
Voici les différents critères à prendre en compte pour savoir ce qui est le mieux pour vous et vos collaborateurs. 

La différence de prix

Le prix est un critère essentiel dans la location de bureau car celle-ci représente en général le deuxième poste de dépense, juste après la masse salariale. A première vue, les mensualités sont plus attractives en bail commercial. 

Cependant, beaucoup de charges, de frais et de taxes sont à prévoir :

  • Les frais opérationnels : fournisseurs, gestion de la facturation et des paiements, coûts annexes. Par exemple, soit une entreprise décide d’embaucher une personne pour gérer l’administratif et la gestion des locaux, ce qui ajoute une dépense salariale; soit l’entrepreneur s’en occupe lui-même et s’ajoute du travail ainsi qu’une charge mentale supplémentaire. 
  • Les charges : dans un bail commercial, toutes les charges peuvent revenir au locataire. Il est traditionnellement admis que les dépenses d’énergie, d’entretien et de réparations courantes sont à la charge du locataire. De ce point de vue, les bureaux en coworking peuvent être moins chers que les baux commerciaux traditionnels car les coûts liés aux services communs tels que les équipements, les services de réception et les services de nettoyage sont partagés entre les occupants de l’espace et inclus dans les mensualités. 
  •  Les frais annexes : vous savez ce sont tous ces petits frais qui, mis bout à bout, deviennent de grandes montagnes ! Ils concernent le dépôt de garantie à l’entrée dans le lieu, les frais d’aménagement ou d’installation de votre mobilier, la décoration, les consommables, les petits bricolages du quotidien, etc.
  • Les taxes : la taxe foncière s’applique aux baux commerciaux et professionnels, et doit être acquittée annuellement. Elle est supportée par le propriétaire qui a le droit de répercuter ce paiement sur son locataire. Cette taxe est donc éventuellement à prendre en compte et s’ajoute aux reste des charges. 

On vous a concocté un petit tableau récapitulatif à épingler sur votre bureau ou à déposer sur celui de votre responsable 😉👇

👉 Vous pouvez aussi retrouver la répartition des charges dans le cadre d’un bail commercial sur le site du gouvernement. Elle a le mérite d’être synthétique et complète !

La différence de contrats

Le bail commercial est régi par les articles L145-1 à L145-3 du code civil. L’engagement est de 9 ans avec la possibilité de sortir tous les trois ans : c’est ce qu’on appelle un bail 3/6/9.

Comme pour un bail de location classique, il est nécessaire d’avoir des garanties. On demande par exemple souvent des bilans d’activités (ce qui n’est pas toujours possible lorsque l’on débute !) ainsi qu’une caution bancaire.

Le préavis est bien souvent de 6 mois : peu importe la bonne santé de votre entreprise, vous serez donc redevable de ces mensualités.

En coworking, aucune garantie n’est demandée. Le contrat flexible en termes d’engagement qui peut aller de 1 à 36 mois. Les espaces pratiquent souvent une politique tarifaire dégressive en fonction de la durée d’engagement. Et lorsque nous parlons d’engagement, il ne s’agit pas d’un engagement en matière de surface. Par exemple, si votre entreprise passe de 40 à 20 salariés, il sera tout à fait possible de réduire la surface louée. 

Le coût mensuel d’un bail commercial classique est plus attractif mais les charges et taxes annexes peuvent alourdir la note. De plus, le bail commercial reste un contrat rigide avec de nombreuses contraintes administratives.

Les avantages du coworking

D’autres aspects à prendre en compte peuvent faire pencher du côté de la location en coworking : 

  • Réseau professionnel : les espaces de coworking offrent une communauté de travailleurs indépendants et d’entreprises, ce qui peut offrir des opportunités de réseautage, de collaboration et de partage de connaissances.
  • Commodité : les espaces de coworking sont souvent situés dans des zones centrales, offrant ainsi une accessibilité aux transports en commun et à d’autres commodités.
  • Équipements : les espaces de coworking sont souvent équipés de tout ce dont une entreprise a besoin, y compris des espaces de travail confortables, des salles de réunion, des équipements de bureau.
  • Services : les espaces proposent des services de soutien administratif comme la gestion du courrier, de la facturation, une personne à l’accueil.

Voici un exemple de services proposés par le coworking WeWork :

  • Productivité : en offrant un environnement de travail stimulant et inspirant, le coworking peut aider à améliorer la productivité de votre entreprise, ce qui peut se traduire par des économies considérables. Une étude de Woby a montré que le lieu de travail était le deuxième critère après le salaire chez les salariés. 

👉 Lire aussi : le coût du coworking pour les entreprises

En conclusion, nous estimons qu’une économie de 10 à 18% est faite si une entreprise opte pour le coworking sur 3 ans. Au-delà, il faut penser au bail commercial. Ceci est une estimation et dépend évidemment des critères, contraintes, et particularités de chaque entreprise

L’hybridation du travail a permis de réduire l’espace de travail avec des bureaux partagés, ce qui rend possible l’installation en coworking pour une meilleure flexibilité. Les entreprises considèrent de plus en plus l’option du coworking comme alternative au bail commercial classique. Le coworking reste la solution idéale notamment pour les startups qui ne possèdent pas les garanties exigées pour un bail commercial classique ou encore pour les entreprises qui souhaitent tester un nouveau marché géographique sans prendre de risques.

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