Le séminaire est une pratique très en vogue au sein des entreprises de toutes tailles. Ce type d’événement peut avoir des objectifs très différents: « team-building », stratégie, formation ou image de marque … Il est un réel outil de management pour l’entreprise. Nous vous livrons ici quelques conseils clés pour préparer votre événement et choisir le bon lieu pour l’accueillir !

Séminaire, qu’est ce que c’est ?

On l’oubli souvent, mais le séminaire d’entreprise est un groupe de travail spécialisé dans l’étude de questions précises, organisé dans un lieu externe au bureau. Tout l’enjeu est donc de créer un cadre qui viendra favoriser l’atteinte des objectifs que vous aurez fixéscréativité, interaction, productivité… Ce type d’événement permet aussi de développer les compétences des collaborateurs et de souder les équipes. A chaque résultat espéré, le lieu qui lui correspond 😉

Que devez-vous prendre en compte pour organiser votre événement ?

Avant de démarrer, voici les principaux éléments à avoir en tête:

  • Le public à qui est adressé votre séminaire (dirigeants, collaborateurs, partenaires sociaux …) et

  • les résultats concrets que vous attendez (business, intégration d’une équipe, brainstorming, formation …). 

  • le budget dont vous disposez et donc

  • le nombre de participants auquel vous allez le proposer.  

En fonction des réponses à ces questions, un lieu sera plus indiqué qu’un autre.

#Notre conseil: écrivez une liste concise des objectifs de votre événement que vous pourrez partager avec vos collaborateurs. Vous aurez donc des éléments concrets à analyser en fin de séminaire pour vous dire « sommes-nous satisfaits: les objectifs sont-ils atteints?« . Cela vous permettra de motiver les troupes tout au long de la journée, tout en laissant un sentiment de travail accompli à la fin de l’évènement !

Si votre enjeu est avant tout humain :

L’intérêt de ce type de séminaire (intégration, team spirit, ADN de société) est de trouver un lieu propice à rompre les barrières, favoriser l’échange et la décontraction. Le cadre est également un atout crucial, plus le lieu est cosy, chaleureux, l’espace modulable, plus on va pouvoir influer sur la création de lien, d’interactions entre les participants. Quelle que soit la nature de l’objectif, son intérêt à long terme est de renforcer le bien être de vos collaborateurs et leur adhésion aux valeurs de la société.

Il est donc encouragé de réserver un lieu qui peut également accueillir ou proposer une activité de groupe (cours de cuisine, initiation au yoga, chasse au trésor, escape game….).

team spirit
Séminaire de team building

Si votre enjeu est la formation de vos collaborateurs :

L’intérêt de ce type de séminaire est qu’il permet d’amener un groupe de salariés à faire progresser ses compétences de manière optimisée. Aussi il est fondamental de trouver un lieu qui peut accueillir confortablement l’équipe, en offrant du mobilier ergonomique et les outils nécessaires (tableau, projecteur, connexion rapide…). Les atouts de l’espace choisi sont : d’être fonctionnel, équipé, et bien insonorisé pour la concentration du groupe et sa productivité. La performance d’une entreprise est souvent corrélée aux perspectives de formation qu’elle propose à ses collaborateurs. C’est pourquoi il est important d’anticiper des dates régulières et des besoins techniques précis.

Salle de formation équipée

Si votre enjeu est l’orientation stratégique de votre société :

Comité de direction, comité de pilotage… ces réunions impliquant un nombre généralement restreint de participants assurant les postes de décision sont des moments forts pour définir la suite de l’aventure d’une entreprise. Aussi le cadre donne le ton et influe sur le déroulement de la journée. Il est plutôt conseillé de choisir un cadre « premium » mais corporate qui viendra souligner l’importance des choix à opérer.  Un espace à taille humaine, où les prestations (mobilier, catering, matériel technique) sont à la hauteur des enjeux de la journée. En cas de brainstorming, il est mieux de se tourner vers des espaces qui sont équipés de creative room, de tableaux interactifs, et qui offrent un cadre disruptif propice à la créativité et à l’échange.

Salle de réunion au design premium

Si votre enjeu est l’image de votre marque :

Qu’elle s’adresse à ses clients, à ses fournisseurs, ses prestataires où à la presse, une entreprise à souvent besoin de recourir à l’organisation d’événements de relations publiques. Ils lui servent à communiquer sur ses activités ou sur son identité. Le cadre a plus que jamais une importance cruciale car il viendra refléter les lignes stratégiques de la société et son image. Il impacte le message qu’elle souhaite transmettre. Il est donc fortement conseillé de réserver un espace attractif (soit par son design, son identité, sa localisation, ses prestations, sa nouveauté …) afin de donner envie aux invités de faire le déplacement pour assister à la manifestation prévue. Ceux-ci doivent sentir qu’on veut leur faire plaisir, les remercier, qu’ils ont une importance qui mérite l’organisation d’un événement dédié. Attention à respecter les valeurs de l’entreprise par le choix du lieu. Il arrive parfois que l’image de marque d’un lieu ne soit pas en accord avec l’image de marque d’une société. Le matching doit être cohérent pour servir vos objectifs.

Lyon coworking design
Soirée de relations publiques

En conclusion les séminaires sont un moyen efficaces de réunir un groupe de participants et de leur offrir un temps dédié à l’atteinte d’un résultat spécifique. Que l’enjeu soit humain, business ou créatif, le fait de se réunir en dehors du bureau est un élément essentiel à la réussite du séminaire. Aussi le cadre est-il aussi déterminant, que les activités prévues et que la préparation des interventions qui rythmeront la journée .

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