En tant que co-fondateur de neo-nomade et simple coworker, je vous fais part de mon retour d’expérience après une semaine entière de télétravail à l’occasion d’un déplacement à l’étanger (Ecosse). Ce fut une expérience enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel. Ces 6 conseils vous aideront j’espère à bien vous préparer et à profiter pleinement du travail à distance sur une semaine ou même 2-3 jours.
Vérifiez que vous – et votre équipe – êtes prêts
Dès la création de Neo-nomade, nous avons intégré le travail à distance comme une composante naturelle de notre organisation, de notre management et de notre vie d’équipe. Toute l’équipe est donc habituée à travailler régulièrement à distance. Au fil des années, plusieurs modes de travail à distance se sont mis en place, à domicile ou en coworking:
- Télétravail régulier, à la journée: pratiqué par une grande partie de l’équipe,
- Télétravail occasionnel, à la journée ou à la demi-journée – pratiqué en fonction des tâches de fond à réaliser, des contraintes personnelles et de la vie de l’équipe.
- « Nomadisme »: étant très nomades, il nous arrive très souvent de finir notre journée en télétravail après un rendez-vous, ou à travailler en coworking entre deux rendez-vous,
- Télétravail dans le cadre de voyages personnels: on permet aussi aux collaborateurs d’aller travailler depuis leur lieu de déplacement, pour pouvoir enchainer avec leur weekend.
Il est donc important au départ de vérifier que votre organisation est « prête ». Un peu comme au Yoga, on ne commence pas par les postures les plus difficiles. On assoupli progressivement et dans la durée. Pour le télétravail, vérifiez la souplesse de votre organisation avant de faire ce type d’expérimentation: le télétravail est-il bien accepté, et pratiqué? Les modes de management sont-ils adaptés au travail à distance, la culture de l’entreprise y est-elle propice? Est-ce compatible avec les objectifs de votre équipe?. Il est donc recommandé de ne tester ce type de pratique que si vous et votre organisation êtes déjà habitués à la pratique régulière du travail à distance!
Mon conseil: si vous pensez que votre organisation n’est pas prête, c’est peut-être l’occasion d’engager une réflexion sur les raisons qui font que ce n’est pas possible aujourd’hui. Et d’interroger de manière constructive vos modes de fonctionnement pour rendre ce type de souplesse possible à l’avenir!
Anticipez votre semaine de travail à distance
Il est très important d’organiser sa semaine en amont, pour y regrouper un maximum d’activités qui ne nécessiteront pas d’être réalisées sur place. Cela peut dépendre du type de poste que vous occupez. Pour ma part, il fallait qu’aucun rendez-vous client, investisseur ou point d’équipe important (type séminaire / team building) ne tombe cette semaine. 1 mois minimum auparavant, idéalement 6 semaines, bloquez cette semaine dans votre agenda comme une semaine pendant laquelle aucun rendez-vous ou réunion physique ne sera pris.
Ensuite, arrangez-vous pour prendre tous vos rendez-vous dans les semaines avant et après la semaine à distance. Comme pour le télétravail 1 ou 2 jours par semaine, ceci aura l’avantage de condenser les tâches pour avoir des semaines « interactives » et une semaine pendant laquelle vous serez plus au calme et pourrez traiter des tâches de fond.
Communiquez un maximum avec votre équipe et vos clients si besoin, sur le fait que vous ne serez pas présent physiquement cette semaine là, Tout en rassurant sur le fait que vous serez disponible pour traiter toute question ou urgence. Cela aidera également vos collègues à planifier des points importants, nécessitant une présence physique avant ou après cette semaine à distance.
Préparez également une liste de sujets que vous allez vouloir traiter pendant cette semaine: privilégiez des sujets « de fond » que vous n’arrivez pas à traiter puisque souvent « dans le rush ». Cela vous aidera par la suite pour organiser et planifier votre semaine.
Mon conseil: soyez souples: si une réunion cruciale s’organise sur cette semaine, il faut pouvoir annuler en dernière minute, ou avoir un plan B. Anticipez toutes les contraintes qui pourraient survenir dans les semaines qui précèdent la semaine de travail à distance pour ne pas être démuni si le pire arrive!
Planifiez votre semaine de travail
La semaine à distance peut sembler insurmontable le lundi matin en démarrant. On peut vite se demander ce qu’on va faire, tout seul, une semaine entière… Heureusement, vous aurez préparé une série de tâches de fond que vous voulez traiter. Planifiez des plages horaires d’1h30 / 2h pour travailler sur ces chantiers, et gardez des plages « libres » pour répondre aux emails, lire les derniers updates sur Slack / réseau social, passer quelques coups de fil urgents. Si vous êtes sur un poste commercial ou nécessitant de passer du temps au téléphone, gardez vos plages de relances pour les effectuer à distance. Vérifiez en amont que l’espace dans lequel vous allez travailler permettra de passer du temps au téléphone (voir – choisir son espace).
Essayez également de fixer des horaires clairs de travail. Ceux-ci peuvent être réguliers ou changer en fonction de vos contraintes et activités personnelles (voir plus bas). Comme pour le télétravail ponctuel, il est important de se connecter et de se déconnecter à heures fixes pour éviter le surmenage ou le « syndrome grasse matinée ».
Mon conseil: utilisez ce moment et cette organisation pour réfléchir à votre organisation quotidienne du travail hors télétravail et en « importer » les bonnes pratiques. Cette méthode d’organisation par plage horaire peut être inspirante pour votre organisation quotidienne hors télétravail.
Travaillez en coworking
C’est un choix qui peut rester personnel. Je vous conseille pour une semaine entière d’avoir un espace de travail séparé de votre lieu de résidence. Cela vous permettra de « couper » le matin et le soir après le travail, de rester concentré sur votre tâches, de rassurer votre manager, et de rencontrer des gens :). Renseignez vous en amont sur les coworking disponibles dans la région. Contactez les gestionnaires pour savoir comment se passera la semaine, et assurez vous si possible que le coût pourra être pris en charge par votre entreprise.
Vous pourrez panacher des journées ou demi-journées en coworking ou sur votre lieu de résidence, ou travailler toute la semaine en coworking, en fonction de ce que vous avez à faire et des conditions de travail dans chaque type de lieu. Vous pourrez choisir ces lieux pour chaque journée, en amont dans la phase « planifier sa semaine ».
Mon conseil: choisissez un espace qui vous ressemble, et qui vous permettra de travailler dans de bonnes conditions. Appelez en amont les gestionnaires d’espaces pour savoir quelle est l’ambiance, le niveau de bruit, les services disponibles… Testez une journée, et prenez un abonnement ponctuel ou un carnet de journées uniquement si la première journée est concluante. Si vous télétravaillez en France, n’hésitez-pas à consulter la liste des espaces de coworking sur Neo-nomade en amont pour faire votre choix!
Profitez-en pour vous ressourcer
Une semaine à distance vous permet de changer d’air, et de reprendre des pratiques sportives, créatives ou récréatives que vous avez parfois du mal à maintenir dans votre vie quotidienne. C’est donc l’occasion de planifier un maximum de choses qui vous aideront à faire de cette semaine un succès professionnel ET personnel.
Pour ma part, j’avais prévu tous les soir à 18h un cours de Yoga d’une heure dans une salle locale. Cela m’a permis de déconnecter à heures fixes et sans excuses et de retrouver une pratique régulière dont j’ai besoin au quotidien pour rester en forme, limiter le stress et l’impact de la vie de bureau sur l’organisme.
Si vous êtes à l’étranger, ou dans une ville que vous ne connaissez pas encore, prévoyez également des activités le weekend, qui feront de ce séjour un réel succès!
Mon conseil: fixez vous 1 ou 2 objectifs « personnels » avant la semaine à distance, et organisez votre semaine en fonction. J’avais de mon côté envie depuis longtemps de reprendre l’écriture d’articles pour le blog, et c’est chose faite avec ce post rapide! Ce qui m’a permis de joindre l’utile à l’agréable! 🙂
Faites le bilan de la semaine
A l’issu de la semaine, faites un bilan rapide pour vous-même (est-ce que j’ai atteint les objectifs que je m’étais fixés? Ai-je profité de la distance? Qu’est ce que j’ai raté que que j’aurais pu mieux faire?) et avec votre équipe (vous pouvez leur demander pendant la semaine et après: comment ça s’est passé? Est-ce que tu penses que ça a été gênant de ne pas avoir été sur place? Ais-je été assez disponible à distance?). Cela vous permettra de voir si vous souhaitez recommencer (ou pas) l’expérience!
Pour finir…
Après un peu d’appréhension sur le fait d’être loin de son équipe une semaine entière, j’ai trouvé l’expérience extrêmement positive. J’ai pu avancer sur des dossiers de fond, gérer des urgences et participer à la vie de l’équipe toute la semaine. Cette semaine m’a également permis de prendre du recul et de me ressourcer, le tout en voyageant et en découvrant un nouveau pays!
Je me suis rendu compte que toutes les bonnes pratiques et bienfaits du télétravail « à la journée » s’appliquent quand vous télétravaillez une semaine entière. Les risques aussi: tout est « amplifié » par la durée plus importante de l’éloignement. Appliquez donc ce que vous savez déjà, pour vous préparer un maximum en amont et faire de cette semaine un moment productif et épanouissant. Bon télétravail et bon voyage à tous!
A noter: tous les métiers ne sont pas « télétravaillables », et tous les métiers « télétravaillables » ne le sont pas forcément une semaine entière. Les conseils et notes prodigués ici ne le s’appliquent que si votre travail le permet.
