En espace de coworking, comme dans tout lieu public, le risque zéro n’existe pas : pour vous et pour vos affaires. Mais dans le contexte particulier du travail en tiers-lieu, des problématiques nouvelles apparaissent. Qui est responsable ? Quelles sont les bonnes pratiques pour protéger ce qui doit l’être ? Voici quelques informations et conseils à ce sujet.

Hygiène et sécurité : responsabilité partagée entre l’espace et l’employeur

« Juridiquement, les espaces de coworking sont considérés comme des établissements recevant du public car des personnes extérieures y sont admises, contrairement à une entreprise qui, elle, n’est en général pas ouverte au public, mais seulement à son personnel. A ce titre, les espaces de coworking doivent respecter un certain nombre de règles issues non pas du Code du travail, mais du Code de la construction et de l’habitat.

Dans le domaine de la prévention des accidents du travail, le contrat de prestation de services qui, dans la plupart des cas, lie le coworker au gestionnaire de l’espace ne se substitue pas, lorsque le coworker est salarié, au contrat de travail liant le salarié à son employeur et ne supprime donc pas la responsabilité de ce dernier. Quel que soit le lieu de travail du salarié, l’employeur a une obligation de résultat en matière de santé et de sécurité : il doit donc notamment s’assurer des conditions de travail du salarié, même hors des murs de l’entreprise. »

INRS – Revue Hygiène et sécurité du travail – n°249 – Décembre 2017

Perte, vol et dégâts : responsabilité du propriétaire du matériel

Sauf cas particulier mentionné par l’espace, le matériel laissé dans l’espace est sous la responsabilité de son propriétaire. Ainsi, dans la grande majorité des cas, l’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol, ou dégâts du matériel.

De nombreux espaces proposent des casiers sécurisés, par code ou par cadenas.

Il est recommandé aux utilisateurs de contracter une assurance vol simple valable hors du domicile.

Sécurité des données : responsabilité partagée entre l’employeur et le salarié

Au delà de votre intégrité physique et de votre matériel, les informations manipulées lors d’un passage en coworking sont également à protéger. Plusieurs bonnes pratiques sont à mettre en place, par l’employeur et par le salarié :

1. Mettre en place une interface VPN

Face à la digitalisation de nos outils de travail, il est important d’optimiser la sécurité des informations internes. Un système VPN vous permet de préserver toutes vos données confidentielles, afin qu’elles ne tombent pas entre des mains concurrentes ou malveillantes : un atout précieux pour les entreprises, en particulier si elles possèdent des informations sensibles. Plus d’informations à ce sujet (via Le Journal du CM)

2. Utiliser un cache-écran ou filtre de confidentialité

Un filtre de confidentialité pour écran d’ordinateur est une protection qui se place devant un écran informatique et qui restreint la vision des données affichées de part et d’autre de l’axe de vision. Il permet à l’utilisateur nomade de pouvoir utiliser son équipement dans des lieux publics sans qu’un voisin ne puisse voir ce qui apparaît sur l’écran.

3. Etre attentif au contenu des conversations téléphoniques

En openspace, il peut être compliqué d’avoir une conversation téléphonique sur des sujets sensibles ou confidentiels. Certains espaces proposent des box de confidentialité, ou des bureaux fermés à la libre disposition des utilisateurs pour des courtes conversations. Il est aussi possible de réserver une salle, parfois sans surcoût, à l’heure, pour des appels ou des visioconférences.

Outre la protection des données, pour le respect de tous, mieux vaut limiter les conversations téléphoniques dans l’open space et contrôler son volume sonore.