C’est au printemps 2019, après avoir intégré la Tour CBX, que BearingPoint a souhaité mettre en place une expérimentation de télétravail en coworking en complément au télétravail à la maison.  Un des objectifs était de favoriser la mobilité de ses collaborateurs et optimiser l’occupation de leurs nouveaux locaux. Le cabinet de conseil a donc demandé à Neo-nomade de mettre en place un dispositif de coworking pour gérer le nomadisme des collaborateurs en Ile-de-France et d’étudier les besoins en plateaux projets.

Un an plus tard, après les épisodes de grève et avec la crise du Covid-19, ce dispositif de télétravail en coworking a montré sa pertinence pour BearingPoint pour proposer une alternative viable au télétravail à maison et limiter les déplacements des collaborateurs. Retour d’expérience sur un projet emblématique des nouveaux modes et espaces de travail.

Les avantages du télétravail en coworking pour BearingPoint :

1. Proposer une alternative au bureau et au télétravail à domicile en évitant de prendre les transports en commun
2. Bénéficier d’espaces de sociabilisation grâce aux bureaux partagés
3. Optimiser les surfaces immobilières et s’adapter plus facilement aux besoins fluctuants de l’entreprise
4. Innover dans les pratiques de travail et d’organisation

Les cafés coworking comme Cool & Workers sont très appreciés des consultants. Photo ©TristanPaviot

Pour Katy Naujoks, Directrice Ressources Humaines :
« En période de grève et de déconfinement, cette solution a été mise fortement en avant et a aidé les collaborateurs à trouver des espaces professionnels adaptés proche de chez eux. En allant en coworking, on gagne du temps et on se sent moins isolé. Enfin, en proposant des solutions de travail innovantes, BearingPoint renforce son attractivité. »

La solution Coworking proposée par Neo-nomade :

Un dispositif évolutif :

• Une expérimentation du coworking de 6 mois avec intégration progressive des collaborateurs : un peu moins de 200 salariés sur les 3 premiers mois puis une ouverture à toutes les personnes éligibles sur demande sur les 3 derniers mois
• Un accès aux espaces de travail en Ile-de-France avec des plafonds de réservation pour des postes en espace partagé et des salles de réunion puis une ouverture à quelques localisations en Province avant d’ouvrir l’accès à tous les espaces en France pour le déploiement

Un pilotage et communication rapprochés :

• Des rencontres avec les utilisateurs ont été organisées lors de petit déjeuner de lancement mais également lors d’entretien téléphoniques le premier mois de lancement pour les accompagner dans ce nouveau mode de travail
• Des points de suivi réguliers avec l’équipe projet BearingPoint pour piloter et adapter le dispositif
• Un bilan global quantitatif et qualitatif a été réalisé à l’issue de l’expérimentation. Il représente un vrai outil d’aide à la décision pour activer un déploiement du télétravail en coworking

Les avantages du télétravail en coworking :

Côté usages :

• Les espaces de travail sont utilisés entre deux rendez-vous client, pour remplacer le home office (le travail à la maison) ou encore pour un rendez-vous avec un client : 2/3 des utilisateurs ont utilisé des espaces de coworking entre deux réunions lors de l’expérimentation.

• Le coworking est très apprécié pour le gain de temps qu’il représente : Les consultants de l’entreprise n’ont plus besoin de retourner au bureau après un rendez-vous extérieur éloigné.

Côté satisfaction :

• Le coworking représente une réponse efficace aux besoins du consultant. Il est vu comme un progrès
• 8,8/10 = note de satisfaction donné par les utilisateurs au service Neo-nomade

Fort de ces résultats, le déploiement de la solution de télétravail en coworking à été décidé pour tous les employés éligibles (environ 1 000 personnes) avec un accès étendu à tous les espaces de coworking partenaires en France.

La plateforme de réservation (utilisateur) et de gestion (administrateur) Neo-nomade entreprise a été mise à disposition de Bearing Point tout au long du test et du déploiement

Le coworking, un dispositif efficace en cas de grève ou de crise sanitaire

Depuis le déploiement de cette solution de travail à distance dans des espaces de travail partagés, les épisodes de grève et de crise sanitaire du Covid-19 ont eu lieux. Autant d’évènements qui ont demandé réactivité et adaptabilité dans l’organisation du travail de chacun. Ici encore, BearingPoint voit le coworking comme une réponse à ces nouvelles problématiques.

Grève des transports de fin d’année 2019 :

BearingPoint décide d’augmenter le nombre de crédit d’utilisation pour favoriser le télétravail en coworking. Les collaborateurs peuvent accéder à un espace de travail professionnels proche de chez eux à pied ou à vélo par exemple.

Déconfinement & Covid-19 :

En même temps que la réouverture de son site, avec des capacités d’accueil moindre, le cabinet de conseil souhaite ouvrir à nouveau les accès en espace de coworking. Cette solution permet d’éviter de prendre les transports en communs, de moins exposer les collaborateurs au risque de contamination, le tout dans un espace de travail adapté. En effet, l’idée est de donner accès à ces espaces dans des conditions sanitaires et hygiéniques optimales et ce, grâce à la checklist Safe & Clean co-construite par Neo-nomade et les principaux acteurs du coworking.

Selon Olivier Chappert, Associé People&Strategy chez BearingPoint : « La solution Neo-nomade s’est d’abord révélée une très bonne alternative aux pics d’occupation rencontrés dans nos nouveaux locaux, puis est devenu un véritable outil pour contribuer à la résilience de l’entreprise, d’abord lors des grèves de l’hiver dernier, puis lors de la phase de confinement liée au COVID. L’évolution des modes de travail qui se dessine va faire plus de place au télétravail (plus d’heures télétravaillées et plus de télétravailleurs).

Le lieu de travail va devenir multiple (le domicile, les espaces de coworking et le bureau), mais la vocation sociale du bureau va s’accentuer (on vient au bureau pour socialiser et travailler en mode collaboratif). Les espaces de travail de bureau vont donc se transformer en conséquence avec comme impacts une réduction des m² loués et une évolution du modèle locatif caractérisée par une diminution des baux traditionnels 3/6/9 et un développement du coworking … où Neo-nomade a toute sa place ».

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place du coworking pour vos collaborateurs – n’hésitez-pas à nous contacter ou à consulter notre site entreprise pour plus d’information !