Le coworking – la possibilité de louer des espaces de manière flexible au mois le mois en prestation de service – a le vent en poupe depuis la fin du COVID. La tendance n’est pas nouvelle : elle participe à un changement profond de nos modes de travail à l’heure du travail hybride. Le coworking est une manière de concevoir et de « consommer l’immobilier » qui présente de nombreux avantages. Notamment la flexibilité d’engagement et le “packaging” d’un prix tout en un et le côté “plug and play”.
Vous vous apprêtez à regarder plus précisément cette option pour votre équipe et à négocier les termes avec un ou plusieurs opérateurs : quelles sont les conditions standard ou particulières auxquelles vous pouvez vous attendre ? Quelles sont les différences pratiquées entre les opérateurs ? Quelles sont les marges de négociation ?
Voici un petit tour d’horizon pour vous aider à préparer cette phase et éviter les mauvaises surprises ! Suivez le zèbre !
Photo cc Now Coworking Marseille
Durée et conditions d’engagement
Le coworking par définition est une option de location de bureaux flexibles. Dans la plupart des cas, vous aurez la possibilité de louer des bureaux avec un engagement flexible : d’un mois sur l’autre, vous pouvez à tout moment annuler votre engagement. Néanmoins, les opérateurs préfèrent pouvoir “compter” sur plus de pérennité, contractuellement. Si vous êtes donc sûrs de rester 6, voir 12 mois ou plus, vous pouvez vous engager sur une durée ferme, ce qui vous permettra le plus souvent de négocier les prix à la baisse (de l’ordre de 10%, mais cela peut dépendre du contexte et de la durée).
La contre-partie : si vous partez avant le terme, les mois restant sont dûs. Il est donc important de bien réfléchir à la durée d’engagement que vous êtes prêts à mettre en avant dans la discussion avec l’espace au moment de la négociation sur le prix. En revanche, il vous sera toujours possible d’augmenter le capacitaire de votre solution : l’engagement ferme concerne le plus souvent le cas d’une baisse de capacité ou de départ avant le terme.
Pour résumer :
- Un engagement en location d’espace de coworking peut être ferme (sur une durée donnée) ou flexible (préavis en général d’un mois).
- Une durée d’engagement ferme peut être un levier de négociation et peut s’étaler de 6 à 36 mois (plus la durée est longue, plus les leviers sont importants).
- Attention néanmoins, cette durée vous engage de manière ferme : tous les mois de location seront dûs pour la période sur laquelle vous vous engagez !
⚙ Notre conseil : projetez vous avec votre équipe : quel est le modèle d’organisation dont vous avez besoin ? Avez-vous de grandes chances de changer rapidement de localisation, de taille et de nombre de postes disponibles ? Si vous avez un doute sur le brief et le nombre de postes nécessaires, privilégiez une capacité de bureau plus petite pour limiter prise de risque, prendre le temps de s’organiser et limiter l’impact sur le budget. Il y a toujours la possibilité de s’agrandir dans les grands réseaux et vous passez en priorité par rapport à des clients externes. Pour un engagement de plus de 12 mois, posez-vous vraiment la question de si c’est nécessaire : comme le marché bouge vite (prix, services …) vous risqueriez de vous emprisonner et louper des opportunités plus attractives !
Dépôt de garantie
La question du dépôt de garantie est souvent une question sensible au moment de l’emménagement. Comme le coworking prends le contre-pied du modèle immobilier classique, on s’attends souvent à ne pas avoir de dépôt de garantie. Néanmoins, la plupart des espaces demandent 1 à 2 mois de caution même s’il existe quelques exceptions (voir tableau plus bas). Les espaces cherchent à se prémunir en particulier d’impayés ou de dégradations qui pourraient intervenir pendant votre location. C’est une manière pour eux d’avoir une sécurité par rapport à ces imprévus.
Il est possible de négocier 1 mois de caution dans la plupart des cas, en faisant jouer les autres éléments de la négociation, comme la durée d’engagement. Si le sujet est vraiment sensible pour vous (pour des raisons de trésorerie par exemple), vous pouvez également orienter votre recherche uniquement sur des opérateurs qui n’ont pas cette exigence.
Pour résumer :
- Le dépôt de garantie est pratiquée par la majorité des opérateurs de coworking.
- Il est possible de la négocier, mais difficilement à moins d’un mois.
- Elle vous est remboursée en fin de contrat, donc si vous ne dégradez pas les espaces, n’oubliez pas que ce n’est qu’une histoire de trésorerie !
⚙ Notre conseil : ne vous fixez pas trop sur ce sujet puisqu’il ne vous coûte pas réellement d’argent. D’autres éléments comme le coût par poste ou les coûts des services sont plus importants à négocier puisqu’ils vous pèseront, eux, dans votre bilan. Demandez 1 mois au lieu de 2, et si c’est toujours difficile pour vous, orientez vous vers des espaces ou des solutions sans caution et sans engagement (par exemple via le PASS Coworking Neo-nomade qui est en “pay as you go” et sans engagement).

Frais d’installation et badges d’accès
Vous verrez peut-être dans le devis final de l’opérateur une ligne à laquelle vous n’aviez pas fait attention : celle des frais d’installation. Ceux-ci sont liés le plus souvent à la charge de mise en place de vos comptes utilisateurs, des procédures administratives, de création de compte dans les systèmes des opérateurs et en particulier des badges d’accès.
Frais d’installation et coûts de badges sont majoritairement appliqués notamment par les grands réseaux d’espaces, puisque ceux-ci déploient des solutions avancées de gestion des accès. Ces coûts peuvent varier assez fortement d’un opérateur à l’autre. Ils ne sont appliqués qu’une fois, au début de votre location, ils sont donc à différencier des coûts mensuels (par exemple postes et services). De plus petits espaces, avec des gestions d’accès plus simples (clés par exemple) pourront proposer des coûts moindres ou ne pas vous demander de frais d’installation du tout.
Pour résumer :
- La majorité des grands réseaux d’espaces appliquent des frais d’installation.
- Ceux-ci sont liés à la mise en place de systèmes de gestion des accès qui sont aussi un gage de qualité de la prestation et permettent un accès 24/7 à vos collaborateurs.
- Ces frais ne s’appliquent que le premier mois.
⚙ Notre conseil : comparez les différentes offres, et essayez de questionner les opérateurs sur ce qui se cache derrière ces coûts. Si le système de gestion des accès est très performant (par exemple si il est lié à une application de gestion des réservations, de facturation des frais de catering…) peut-être qu’un coût élevé est aussi un gage de la qualité de la prestation de l’opérateur. Vous pouvez négocier ces prix si vous ne les trouvez pas justifiés, mais n’oubliez-pas qu’il ne s’appliquent qu’une fois et ne seront donc pas récurrents.
Rotation sur les postes
A l’heure du travail hybride, l’une des demandes qui revient souvent est la possibilité d’organiser une rotation sur les postes mis à disposition des collaborateurs. Par exemple, de prendre 25 postes pour 50 personnes et ensuite d’organiser un partage des postes sur la semaine, avec le plus souvent des postes “non attitrés”. C’est le principe du “flex-office” qui est en vogue depuis de nombreuses années et qui a pris un essor particulier post-COVID avec le développement sans précédent du télétravail.
Aujourd’hui, tous les opérateurs d’espaces ne permettent pas ce type de rotation, ou pas aux mêmes conditions. En effet, pour des raisons de sécurité par exemple, certains opérateurs sont réticents à distribuer plus d’accès que de postes : chaque bâtiment a un “capacitaire” maximum qui ne doit pas être dépasser pour des raisons de sécurité.
Cette possibilité est néanmoins de plus en plus proposée par les opérateurs, avec des règles spécifiques (par exemple, Wework propose de pouvoir aller jusqu’à 1,5x la capacité des postes, en nombre d’accès). Cette rotation peut engendrer des coûts supplémentaires, par exemple une somme fixe par mois par accès supplémentaire au delà de la capacité.
Pour résumer :
- De plus en plus d’opérateurs de coworking permettent une rotation sur les postes de travail (avoir plus d’accès que de postes disponibles).
- Ce n’est pas une obligation ou une norme sur le marché et rien n’oblige un opérateur à vous le proposer.
- Cette rotation peut être limitée en capacité et peut engendrer des coûts supplémentaires.
⚙ Notre conseil : réfléchissez bien en amont pour savoir si une rotation est nécessaire pour vos équipes : cela peut orienter les recherches vers certains opérateurs qui le proposent. Voyez quelles solutions proposent les différents opérateurs et quels outils ils mettent à votre disposition (exemple outil de réservation d’espaces, badges permettant l’accès à d’autres sites du réseaux…). Enfin, vérifiez bien le coût que représente cette rotation et autorisez-vous quelques mois de test avec un engagement flexible, avant de partir sur le capacitaire final.
Frais de remise en état
Voilà un sujet qui peut être sensible : vous vous apprêtez à partir de votre espace de coworking, mais on vous demande des frais de remise en état auxquels vous ne vous attendiez pas ! Ces frais sont le plus souvent un coût par poste ou par m2, facturé une fois en fin de prestation et souvent ponctionné sur le dépôt de garantie (si il a été appliqué). Tous les opérateurs de le pratiquent pas systématiquement. Ces coûts prévoient le frais de petites réparation ou nettoyage (chaises, moquette) et pallient à l’usure du mobilier et de l’espace en général.
Comme tous les éléments, c’est quelque chose qui peut être négociable, en particulier si vous avez des propositions concurrentes qui n’appliquent pas ces frais. Le seul côté positif de cette disposition est qu’il vous évite des discussions pénibles en fin de contrat, quand vous faites un état des lieux et qu’il faut évaluer les coûts de remise en état.
Pour résumer :
- les frais de remise en état ne sont pas appliqués de manière uniforme entre les opérateurs
- Ils varient de X à X en général
- Ils ne s’appliquent qu’une seule fois, et peuvent permettre d’éviter des discussions pénibles en fin de contrat.
⚙ Notre conseil : questionnez les opérateurs sur ce qui se cache derrière ces coûts. Sont-ils applicables quelle que soit la durée ? Est-il possible qu’ils soient plus important en fonction de l’état de sortie qui est réalisé ? Regardez comment ces coûts pèsent dans le budget global de la location, et “choisissez votre combat” : pour la négociation, il est probable que que sur une location longue durée, vous ayez quoiqu’il arrive quelques frais de sortie “légitimes”.
Possibilité de relocalisation
Voici également une clause qui peut faire bondir à la relecture des paragraphes en petits caractères du contrat. Les espaces de coworking doivent accommoder des locations flexibles et mouvantes d’une nombre important d’entreprises clientes. C’est pourquoi on dit que “les murs bougent souvent”. Les espaces sont en constate reconfiguration pour accommoder de nouveaux locataires. Une grande partie des opérateurs se laissent donc la possibilité de “déplacer” un client d’un étage à un autre, par exemple pour mutualiser avec le bureau d’à côté pour créer un espace plus grand pour un client qu’on ne peut pas loger ailleurs.
On vous demandera donc peut être à tout moment de changer de bureau, d’étage, et même parfois de centre (dans la limite d’un certain nombre de kilomètres) ! Il est difficile de refuser catégoriquement cette clause, sauf dans les cas où vous prenez un nombre important de postes (50 et plus). Le plus souvent, les opérateurs vont vous proposer un dédommagement si ce déplacement doit être fait : une bonne occasion par exemple de négocier un mois de loyer gratuit ! En règle général, tous les frais de déménagement seront pris en charge par l’opérateur.
Pour résumer :
- La possibilité d’être déplacé ou relocalisé est un standard du coworking et la majorité des espaces vous le demanderont.
- Il est difficile de ne pas l’accepter, sauf pour des capacité très importantes en nombre de postes, ou des installations physiques / techniques spécifiques.
- Le modèle du coworking étant flexible, vous devez l’être aussi !
⚙ Notre conseil : regardez bien ce que dit la clause : y-a-t-il une limite du nombre de fois où vous pouvez être déplacés ? Quel est le dédommagement possible ? Quelle est la probabilité que ceci arrive ? Discutez ouvertement de cette clause avec le gestionnaire et n’en faites pas un point dur de la négociation : si en étant flexibles vous permettez à l’espace d’améliorer sont taux de remplissage, il est probable que vous puissiez également en profiter !
Voilà, vous êtes prêts ! Vous pouvez aborder la relecture du contrat final avec quelques éléments que nous vous espérons utiles :). Nous vous avons également préparé un tableau récapitulatif des différentes conditions pratiquées par les grands opérateurs (voir plus bas).
Vous pouvez contacter à tout moment nos experts sur le sujet pour vous accompagner dans vos recherches. N’hésitez-pas également à commenter cet article pour que nous puissions répondre à vos questions et enrichir ce guide !
Excellent coworking à tous !
Pour aller plus loin :
- Dernières tendances du coworking et chiffres : voir cette étude Neo-nomade / Urbanite résumée par Républik Workplace
- Besoin d’un conseil, d’une recherche spécifique d’espace : confiez-vous votre recherche
- Besoin d’un PASS Coworking pour vos collaborateurs : découvrez cette solution innovante d’espaces de coworking à la carte