Avec l’accélération des mesures de confinement prises par le gouvernement ces derniers jours liée au contexte du COVID-19, le télétravail devient la règle à suivre pour toutes les entreprises. La mesure pourrait concerner entre 30 et 40% des emplois, réalisables à distance, via les technologies de l’information. Chez Neo-nomade, depuis la semaine dernière nous travaillons à 100% en télétravail. Cette organisation n’est pas nouvelle pour nous, puisque cela fait près de 10 ans que nous la pratiquons et militons pour ses bienfaits. Si nous avions l’habitude de pratiquer le télétravail 1 à 2 jours par semaine, le fait de passer toute notre équipe en télétravail 5 jours sur 5 pose question. Nous sommes donc face aujourd’hui à une situation inédite – même pour des experts et vétérans du télétravail.

Voici donc quelques conseils, un résumé des questions que nous nous sommes posées et des idées à mettre en place pour bien vivre votre nouvelle vie “d’entreprise distribuée”. Que vous soyez des adeptes du télétravail ou non. 

Note : ces recommandations sont celles que nous pouvons donner à un instant t, au début de l’épisode d’épidémie. Les mesures gouvernementales évoluent au jour le jour, ce qui peut modifier la pertinence de nos remarques.

1. Rendez le télétravail obligatoire

Depuis 2017, la mise en place du télétravail a été simplifiée et structurée d’une point de vue légal. Auparavant, la pratique devait être régulière et encadrée par un avenant au contrat ou un accord cadre.  Désormais le télétravail occasionnel est reconnu au même titre que le travail à domicile régulier. 

Avec le virus covid-19 et sa reconnaissance comme pandémie, nous sommes entrés dans une situation unique pour laquelle une entreprise peut (et doit) imposer le télétravail à ses employés dont le poste le permet. On parle donc de “télétravail exceptionnel”. Cette disposition est prévue dans loi : l’article L.1222-11 complète l’article L.1222-9 mais n’y est pas décrite de manière précise (le décret d’application à cet effet n’a pas encore été publié).  Il reste que vous pouvez imposer la pratique du télétravail aux collaborateurs dont les métiers s’y prêtent, et qui ne nécessitent pas une présence physique au bureau. C’est le choix que nous avons fait chez Neo-nomade, par principe de responsabilité. Ceci ne vous dispense pas de favoriser un maximum la vie des équipes et d’encadrer le dispositif. 

Nous vous conseillons de soigner la communication sur ce point avec en diffusant par exemple le communiqué du Ministère du Travail, en partageant les modalités du passage au télétravail (mémo, réunion d’équipe en ligne) et une note sur les bonnes pratiques. 

Attention, une fois passée la situation d’épidémie, les entreprises souhaitant continuer à proposer du télétravail devront encadrer leurs pratiques (charte, accord cadre, avenant ou simple accord écrit selon les cas de figure).

2. Identifiez les métiers éligibles 

Aujourd’hui 40 % des métiers sont “télétravaillables” en France en incluant les métiers “parfaitement éligibles” et les métiers “éligibles sous condition d’aménagements”. Dans le contexte exceptionnel du COVID-19, vous pouvez considérer globalement que le fait de travailler dans un bureau / sur ordinateur suffit à rendre le métier éligible, modulo de disposer des équipements et des connexions à distance. Pour des raisons d’agilité, vous pouvez laisser aux collaborateurs et managers l’appréciation de ce qui constitue un poste télétravaillable ou pas – et de remonter les cas ambigus. N’oubliez-pas que de plus en plus de mesures gouvernementales vont permettre aux entreprises de mettre à l’arrêt ou en chômage partiel les postes non essentiels et non télétravaillables.

En temps normal, les critères utilisés sont les suivants :

  • il y a une utilisation fréquente de contacts électroniques
  • il est possible d’accéder à la plupart des sources d’information par voie électronique 
  • il n’est pas nécessaire d’utiliser des ressources ou des logiciels nécessitant une présence sur site
  • les tâches peuvent être accomplies en grande partie de manière autonome, 
  • etc..

Pour notre entreprise nous savions que 100% des métiers étaient éligibles, nous avons néanmoins envoyer un questionnaire à tous les collaborateurs pour identifier la perception d’un passage au 100% télétravail et les besoins d’aménagements éventuels (outils, poste, etc…). 

Pour les autres personnes malheureusement inéligibles, il s’agit de ne pas les laisser de côté, en leur expliquant les mesures prises pour les accompagner dans leurs activités (présence en roulement sur le lieu de travail, adaptation de leur métier, rappel des gestes barrières, recours au dispositif de chômage partiel,…). 

3. Vérifiez le bon niveau d’équipement

L’entreprise doit fournir aux collaborateurs l’équipement nécessaire pour télétravailler dans de bonnes conditions. Au niveau de l’espace de travail et du bureau, on constate que le salarié met souvent à disposition ce qu’il a déjà chez lui (bureau, chaise) pour ne pas modifier son environnement existant. L’entreprise pouvant compléter selon les besoins pour améliorer les conditions de travail (chaise ergonomique, réhausseur…). Les outils nécessaires au télétravail sont eux généralements fournis par l’entreprise. En voici une liste non exhaustive: ordinateur portable, casque, clé 3G/4G, téléphone portable ou softphone. 

Dans la situation de passage en urgence au télétravail pour cause d’épidémie, il est probable que toutes les conditions ne soient pas réunies dès le premier jour. Nous vous conseillons donc de faire une liste de l’équipement minimum nécessaire, et ensuite de faire remonter les besoins des collaborateurs en équipement. En fonction de ces besoins, vous pourrez décider d’accorder l’obtention d’équipement manquant au fur et à mesure (exemple : une bonne chaise de bureau, un souris ou un rehausseur d’écran…). Vous pourrez adapter ces consignes en fonction de l’estimation qui est faite de la situation : problématiques de livraison et durée possible de l’épisode.

Ces aspects d’équipement seront de plus en plus importants si le confinement se prolonge : on ne pourra pas demander à son collaborateur de travailler plusieurs semaines sur son canapé ou sur le coin d’un tabouret. Il restera une incertitude cependant sur la capacité des collaborateurs à s’équiper via livraisons de matériel notamment. 

4. Autorisez les lieux secondaires 

Avec le confinement, est possible que des personnes choisissent des résidences secondaires pour passer cette période difficile. Nous vous conseillons dans vos consignes d’autoriser cette possibilité, pour laisser un maximum de flexibilité et de qualité de vie à vos collaborateurs. Quitte à lui demander par mail ou via formulaire de déclarer formellement son lieu de télétravail. Demandez leur également de bien vérifier que le niveau d’équipement est adéquat sur ce lieu de travail secondaire. 

Pour les espaces tiers, il est clair que, même si nous de fervents défenseurs du télétravail en coworking, c’est une solution qui n’est pas adaptée en cas d’épidémie : on reproduit les mêmes risques de proximité qu’au bureau. Avec les mesures de confinement qui se durcissent, les espaces eux-mêmes ferment leurs portes, n’étant pas considérés comme commerces indispensables. Nous avons d’ailleurs décidé de bloquer toutes les réservations pour une période de 15 jours en coworking par mesure de précaution.

Globalement, on voit bien avec les retours de la communauté des espaces avec qui nous travaillons au quotidien, que cet épisode risque d’être très mauvais pour l’occupation et l’activité des espaces de coworking. On espère de tout coeur que l’impact en sera limité dans le temps et nous sommes au maximum aux côtés des espaces pendant cette période inédite. 

5. Mettez à disposition les bons outils de communication et de collaboration

Chat, audio-conférence, webconférence et applications facilitant l’organisation de réunions en ligne : le passage en télétravail de manière intense va démultiplier vos besoins en solutions de communication et collaboration à distance. Skype, Slack, Hangouts, Office, Lync, tous les systèmes de messagerie de Microsoft, Google, Domino ou autres logiciels libres proposent des solutions de communication simples et rapides. 

Voici la liste des outils les plus fréquemment utilisés :

  • Visio-conférence : Zoom, Hangouts Meet, Skype, whatsapp, framatalk, Ovh, 
  • Réseau social & Chat : Slack, Microsoft Teams, hangout, facebook, whatsapp, framateam,
  • Partage de documents : drive, one, framapad, dropbox, we transfer…

Il est nécessaire de définir également les canaux de communication ad-hoc pour différentes situations : urgence – réunion – échange informel… Et de s’assurer que les salariés maîtrisent bien ces différents usages du digital. 

6. Préparez les équipes et les managers 

Que votre entreprise soit avancée ou débutante en matière de télétravail, l’épidémie Covid-19 va “obliger” vos collaborateurs à le pratiquer à plus grande échelle. Mais les conditions ne seront pas forcément idéales pour eux. Certains de vos collaborateurs ne vont pas être forcément motivés et heureux de se voir “imposer” le télétravail et certains des managers non convaincus ou habitués au télétravail vont être déboussolés à l’idée de ne plus avoir l’équipe sous la main.

Voici nos recommandations  : 

  • Suivez avec attention le ressenti des collaborateurs : la réussite de la mise en place du travail à distance dépendra de votre capacité à manager les salariés et managers inquiets ou réticents. L’identification rapide de ces éléments et votre capacité à les accompagner sera déterminante. Faites des points réguliers !
  • Rappelez des règles : la mise en place en urgence ne doit pas vous faire passer à côté des principes de base : droit à la déconnexion, principe de confiance et responsabilisation, clarification des heures de joignabilité (gardez un maximum de souplesse pour permettre aux collaborateurs de s’organiser, en particulier avec les contraintes de garde d’enfant – voir plus loin). 
  • Préparez un kit de communication efficace : si votre entreprise a déjà un programme de télétravail en place, vous pourrez réutiliser les documents, livrables et formations, en y ajoutant une section “télétravail exceptionnel” et prolongé reprenant les conseils listés dans cet article, ou que vous avez identifié. Si votre entreprise ne dispose d’aucun cadre lié à la pratique du télétravail, vous pouvez utiliser un certains nombre de documents / formations sur le web pour vous aider à formaliser une communication et un process (voir ci-après). Le plus important étant de faire des points réguliers avec managers et équipes pour évoquer la situation et l’impact. 
  • Formation / communication aux managers : Les managers vont être clés dans l’animation des équipes à distance. Vous devrez donc prévoir des communications et formations spécifiques, que vos managers soient habitués au télétravail ou pas. Au-delà des supports de communication et formations / webinars en ligne, vous pouvez organiser par exemple des groupes de pairs avec 5-10 managers pour leur permettre d’échanger sur leurs retours du terrain, animé par un expert ou un responsable RH.

Voici quelques liens utiles pour vous aider à construire votre démarche de communication et de formation : 

  • Charte Télétravail Neo-nomade (pour exemple)
  • Série d’articles LBMG sur les idées reçues du télétravail
  • Vidéo de Nicole Turbe Suetens sur le télétravail dont les principes restent d’actualité
  • Pour vos collaborateurs, vous pouvez vous référer à deux articles récents de retours d’expérience de membres de notre équipe, Hadrien et Baptiste suite à des situation de télétravail prolongées.
  • Nous ajouterons progressivement d’autres liens à cette liste, n’hésitez-pas à nous partager documents et liens en commentaire.

N’hésitez-pas en commentaire à cet article à partager d’autres ressources, que nous mettrons à jour au fur et à mesure. Nous allons également essayer dans les prochains jours de publier des documents standards pour managers et collaborateurs.

Pour les collaborateurs, il existe un certain nombre de conseils que l’on peut donner pour bien organiser sa journée en télétravail et ne pas trop subir cette situation de travail à distance, dans le contexte particulier de COVID 19 (voir l’article récent de Nathanael Mathieu dans Ouest France). 

Globalement, les principaux écueils auxquels vous devez vous attendre portent sur : 

  • la perte de lien social et le risque d’isolement ressenti à travailler seul sur une longue durée (potentiellement plusieurs semaines)
  • le besoin d’améliorer l’espace de travail en apportant encore plus de confort au poste de travail à domicile (double écran, réhausseur, siège ergonomique) qui n’avait pas forcément été jugé nécessaire pour les télétravailleurs sporadiques. 
  • la perte de productivité : plusieurs études ont montré que le télétravail augmente la productivité jusqu’à un certain niveau. A partir de 4 jours par semaine, cette productivité baisse. Mais au regard des circonstances et de l’impact économique global du virus covid-19, cet aspect là ne semble pas primordial à ce stade. 

Au terme d’un épisode prolongé, si la pression et l’isolement sont trop forts pour vos collaborateurs, vous devez être capables de déclencher un processus d’arrêt de travail. 

7. Gardez un maximum de souplesse

Avec la fermeture des écoles et crèches, certains de vos collaborateurs vont se retrouver dans une situation compliquée, à devoir télétravailler avec des enfants à la maison. Sur ce point, le gouvernement laisse les collaborateurs et entreprises juger si la pratique du télétravail est possible à domicile, tout en gardant ses enfants : selon les instructions du gouvernement, le salarié doit 

Il semble évident qu’il va être très compliqué pour certains parents, notamment avec de nombreux enfants en bas âge, de travailler tout en gardant ses enfants. Dans le cadre du télétravail hors période de crise, c’est d’ailleurs une confusion sur laquelle nous alertons les entreprises : le télétravail n’est pas une solution pour garder ses enfants ou faire ses tâches ménagères. Mais en temps de crise, nous vous conseillons d’accorder un maximum de souplesse à vos collaborateurs pour organiser au mieux leur vie pro et perso, quitte à déclencher le passage en arrêt de travail ou le chômage partiel. Par exemple, le collaborateur pense ne pas pouvoir être efficace à plus de 50 / 60% de son rendement normal, ou si il ne se sent clairement pas capable d’assurer de front les contraintes pro et perso. 

8. Veillez à la cohésion des équipes 

La moyenne de jours en télétravail en France est de 1,2 jours par semaine. Une écrasante majorité de télétravailleurs français ne s’absente donc en général du bureau qu’un jour par semaine limitant ainsi l’impact sur le lien au collectif. 

Le passage à un télétravail massif voire même à 100% du temps pour répondre aux mesures sanitaires mises en place pour limiter l’impact du Covid-19, va clairement avoir un impact important pour les équipes. Certaines entreprises se sont créées et ont évoluées dans un fonctionnement à 100% en télétravail pour la plupart de nos structures ce changement va bousculer les habitudes en matière de travail d’équipe, de collaboration et de socialisation. 

Parmi les solutions que nous avons imaginées chez Neo-nomade : 

  • Remplacer le café du matin par un café “en ligne” pour ceux qui veulent tous les jours à 9H30. L’apéro hebdo est également envisagé 🙂 
  • Un questionnaire et des réunions hebdo pour parler de son ressenti et identifier les écueils ou éventuels mal-être
  • La possibilité en cas de véritable mal être de poser un jour “off” 
  • Nous partagerons ici au fur et à mesure les conseils et bonnes pratiques que vous nous partagerez en commentaire de cet article.

Ces mesures complètent un dispositif, qui était déjà rodé en matière de réunion à distance, puisque chez Neo-nomade, l’ensemble de nos réunions d’équipes se font depuis des années sur web-conférence (Zoom ou Google Hangout).

9. Prenez-le comme une opportunité de changer “dans la douleur”

Ces prochaines semaines, la pratique du télétravail va être massive. Malgré les circonstances particulières et forcément perturbantes pour vos équipes et vos activités, c’est l’occasion d’aller un cran plus loin dans la mise en oeuvre de nouvelles pratiques de travail. 

La mise en place du télétravail va questionner votre réactivité à une situation de crise mais cela va également vous pousser à questionner certaines pratiques managériales et à faire le choix de la confiance et de l’autonomie pour vos collaborateurs. 

Nous vous conseillons donc malgré le caractère exceptionnel de la situation de suivre les impacts de ces prochaines semaines  en télétravail sur la qualité de vie au travail, les déplacements, la collaboration, les modes de management. Et peut être demain fort de cette expérimentation concrète, vous serez en capacité d’en faire un incontournable dans votre organisation du travail avec à la clé des impacts positifs pour la qualité de vie au travail mais aussi écologiques et économiques pour le territoire. 

Au delà de ces mesures exceptionnelles d’appoint, on peut voir dans cet épisode qui va rester globalement négatif pour nos vies quotidiennes, pour la santé et l’économie une opportunité de tester et d’éprouver des modes de travail à distance. On peut le voir, un peu comme l’épisode des grèves de 2019, comme un accélérateur de prise de conscience de l’utilité de ces modes de travail. Et plus largement sur des modes de vie et de consommation plus frugaux ainsi que sur la nécessité de préserver notre système de santé. 

10. Faites-vous accompagner

Certaines institutions s’organisent pour aider les entreprises à organiser de manière efficace cette situation inédites, comme par exemple la Métropole de Nantes avec laquelle nous travaillons. Renseignez-vous sur les iniatives de vos territoires. Nous allons essayer également de vous proposer dans les prochains jours des webinars et ressources pour vous aider à structurer la démarche et à optimiser le dispositif. Vous pouvez également nous contacter sur contact@neo-nomade.com en nous exposant votre situation, nous tâcherons d’y répondre comme nous le pourrons en mobilisant nos expertises sur le sujet.

Bon courage à tous et à toutes, dans cette période d’incertitude et d’isolement qui s’ouvre. On pourra se réconforter du fait qu’on aura un plaisir retrouvé de pouvoir retourner au bureau quand cet épisode sera derrière nous. Pour construire un modèle de société différent. En attendant, gardons le dialogue ouvert sur les meilleures pratiques.

N’hésitez-pas à commenter et à réagir.

 

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