5 conseils pour intégrer le coworking à votre organisation du travail hybride

Depuis janvier 2021, plus de 300 entreprises ont intégré le coworking (ou les tiers-lieux) à leur accords de télétravail. C’est la preuve qu’une part croissante des entreprises prennent le sujet de manière sérieuse : plus de 55% des collaborateurs se disaient intéressés par une alternative viable au seul domicile si le télétravail venait à se pérenniser après COVID. Plus largement, dans un monde du « travail hybride » où on peut choisir son rythme de télétravail librement, le coworking semble plus que jamais l’entre deux idéal entre bureau et domicile.

Mais ce nouvel usage n’est pas toujours simple à appréhender dans les entreprises : comment et pourquoi le mettre en place ? Pour répondre à quels besoins ? Quels sont les bénéfices et risques ? Quels sont les coûts à prévoir et les éccueils à éviter ? Voici quelques conseils issus du terrain et du déploiement du coworking dans plus d’une centaine d’entreprises ces dernières années.

Analysez en amont les besoins et les usages

L’accès à des espaces de coworking peut répondre à des besoins très différents, en fonction des populations et de leurs habitudes de travail. On peut distinguer plusieurs types de besoins et d’usages pour les collaborateurs :

• Des besoins « individuels » liés au télétravail : rompre avec l’isolement, avoir un équipement adapté,  pouvoir effectuer une coupure vie pro / perso… On l’a bien vu avec le COVID, il y a un effet d’épuisement du télétravail à domicile, en particulier pour des populations qui travaillent plus de 2 jours par semaine à distance. Pour des populations « full remote » ou « remote first », le besoin de pouvoir travailler hors du bureau mais également hors de chez soi remonte de manière croissante. Les usages seront en général de l’espace partagé à la journée ou la demi-journée, avec accès à des services types callbox ou deuxième écran.

• Des besoins individuels liés au nomadisme : le travail à distance ne concerne pas que le télétravail – on est également de plus en plus nomades. C’est le cas évidement de populations commerciales ou de consultants par exemple, mais un nombre croissant de postes sont nomades occasionnels ou réguliers. Dans ce cadre, travailler dans un café wifi ou un hall de gare n’est pas toujours la panacée. Les besoins seront ici un mix d’espaces partagés et de salles de réunion très flexibles, utilisables à l’heure ou à la demi-journée.

• Des besoins plus « collectifs » : remontent égal répondre à un besoin de regroupement d’équipes et de collectifs qui peuvent se sentir dispersés dans une organisation hybride. Les besoins ici seront donc de salles de réunion atypiques, dans les environnements conviviaux que proposent les espaces de coworking.

• De nouveaux besoins : font leur apparition, comme ceux de pouvoir aller travailler à l’étranger quelques semaines, depuis un espace proposant également hébergement. On parle alors de « workation » – contraction entre « work » et « vacation ». Si ces usages sont encore nouveaux, il y a fort a parier qu’ils vont se développer dans les prochaines années.

Il est donc important de bien comprendre ces besoins en amont, en découpant les différentes populations : télétravailleurs « sédentaires », télétravailleurs « full remote », nomades, managers, commerciaux, … Ensuite, nous vous recommandons de procéder à une enquête spécifique sur le sujet pour recenser les besoins, ou intégrer à vos enquêtes sur le télétravail des questions sur l’usage projeté d’espaces de coworking. Si cette option n’est pas envisageable, il est possible de raisonner par hypothèse en fonction des types de population et benchmark de populations similaires.

Anticipez les sujets sécurité et assurances

Pour gérer au mieux la sécurité des données des salariés en espace de coworking, plusieurs considérations sont à prendre en compte :

• Sécurisation du matériel des collaborateurs : nous vous recommandons par exemple le blocage et gestion fine des périphériques USB, l’interdiction d’imprimer dans les espaces de coworking, de proposer des filtres de confidentialité et micro-casque aux collaborateurs…

• Sécurisation de la connexion : le chiffrement de bout en bout grâce au VPN permet en règle général d’assurer une sécurité dans la gestion des données. Il est possible de réaliser en amont des visites et tests en espaces de coworking avec vos services sécurité.

De manière générale, nous vous recommandons d’impliquer vos services IT / Sécurité en phase de préparation à la mise en place du projet. Si certains types de postes sont jugés comme trop sensibles au vu des conditions de travail à distance en coworking, ceux-ci doivent être exclus du périmètre. Nous vous recommandons également de mettre en place un dispositif de sensibilisation des collaborateurs en amont du déploiement, pour bien qu’ils anticipent ces sujets en amont du pilote ou du déploiement.

Côté assurances, le salarié en coworking est à priori couvert par l’assurance multirisque professionnelle de son employeur pour les risques liés à son activité :

• protection du matériel mis à disposition par l’entreprise (ordinateur, écran, téléphone…) contre l’incendie et le vol,
• protection contre la destruction ou le vol de données sensibles (numérique ou papier),
• préjudices causé à des tiers dans le cadre de son activité (responsabilité civile professionnelle).

L’exploitant de l’espace doit lui souscrire une assurance multirisque professionnelle pour protéger les espaces, le mobilier et le matériel (ordinateurs, imprimantes, photocopieuses, micro-onde, etc.) mis à la disposition de ses clients ou membres coworkers. Elle peut être complétée par une garantie dommages, qui couvrira les biens professionnels et les risques locatifs comme un incendie ou un dégât des eaux. Nous avons également chez Neo-nomade mis en place une assurance complémentaire permettant de couvrir une éventuelle défaillance de couverture, dans le cadre de toute réservation via la plateforme ou via le PASS Coworking.

Dans tous les cas, il est conseillé de vérifier avec vos assurances si la situation de télétravail en coworking est bien couverte, en amont du déploiement du projet.

Commencez par un pilote

Depuis novembre 2020, le nouvel accord national interprofessionnel a intégré de manière claire la possiblité de réaliser son télétravail dans un espace de coworking (ou « tiers-lieu ») (source).

Le télétravail en coworking est une nouvelle forme de travail à distance, qui améliore les conditions de travail et de mobilité des collaborateurs. Comme pour le télétravail à domicile, le dispositif doit être discuté avec les partenaires sociaux :

• Dans le cadre d’une expérimentation, un accord n’est pas forcément nécessaire, une simple information en CSE peut suffire.
• Dans le cadre d’un déploiement plus large, une discussion peut être engagée avec les partenaires sociaux, sur le dispositif globale du travail à distance (rythmes et lieux du télétravail, indemnités et équipements, etc.). Le coworking pourra ensuite être intégré à l’accord ou à la charte télétravail ou travail hybride.

Nous vous recommandons de procéder par expérimentation (ou pilote), avec une présentation simple du projet aux instances représentatives. L’objectif visé est de récolter un maximum de retours pendant la phase de test pour ensuite éventuellement intégrer le coworking à l’accord cadre ou à la charte télétravail. Ces informations seront l’occasion de présenter les mesures de sécurité, d’assurances ou d’accompagnement au changement. Réaliser un test sur une population et une durée restreinte permet donc plus de flexibilité et d’adaptabilité, sans s’engager auprès des partenaires sociaux ou collaborateurs.

Accompagnez le changement

Même à l’ère post-COVID, la première utilisation d’un espace de coworking peut questionner les collaborateurs. En particulier dans un contexte très mouvant et incertain de sortie de crise, où les organisations du travail sont encore en phase de « test & learn » (voir ci-après). Nous vous recommandons donc de prévoir des dispositifs d’accompagnement à ces nouvelles pratiques :

• Formations / webinars de sensibilisation en amont, qui permettront de répondre aux questions et éventuelles craintes des collaborateurs en amont. Par exemple : qu’est ce qu’un espace de coworking ? Quels-sont les différents types d’espaces à disposition, Quels-sont les services qu’on va y trouver, quels sont les règles d’usage à respecter, …) Cela permettra de désamorcer les freins et de donner envie aux personnes de se lancer !

• Organiser des visites d’espaces, ou « coworking tours » : cette pratique permet aux futurs utilisateurs de voir par eux-même entre 2 ou 3 espaces différents, de rencontrer les gestionnaires d’espaces ou d’autres utilisateurs. L’objectif est de faire le premier pas et de démystifier la pratique en amont, tout en répondant aux questions pratiques des collaborateurs une fois sur place.

• Suivi régulier du dispositif : via des enquêtes (sondages, « pulse survey »…) et focus groups, ce qui vous permettra de suivre l’adoption, la satisfaction et les problématiques éventuelles rencontrées par les collaborateurs. Cette mesure est très importante en phase pilote, où on cherche à tester des usages et valider / invalider un certain nombre d’hypothèses. Nous vous recommandons en particulier les retours qualitatifs et verbatims, qui permettent d’ancrer la pratique dans des cas et expériences individuelles très parlantes.

D’autres méthodologies d’accompagnement au changement sont également possibles, en particulier si elles s’inscrivent dans un changement plus global vers une organisation du travail hybride (vidéos, focus groups, ateliers participatifs…). N’hésitez-pas à nous contacter pour en savoir plus.

Intégrez le coworking à une vision globale

Avec la crise du COVID, les entreprises revoient en profondeur leurs organisations du travail. Entre 100% remote et 100% bureaux, différents modèles sont possibles, comme nous le rappelions dans un précédent article. Chaque entreprise adoptera donc un modèle qui lui sera propre, en fonction de son histoire, de sa culture et d’une stratégie plus globale d’organisation du travail hybride.

Il faut donc que l’utilisation d’espaces de coworking s’inscrive logiquement dans cette vision globale. Sinon, elle risque de ne pas être bien comprise et de faire l’effet d’un « gadget » au mieux cosmétique, au pire comme une manière de « faire passer la pilule » d’un projet controversé. La difficulté est donc de se poser en amont les bonnes questions et de mener une réelle réflexion sur l’organisation du travail demain, avant de foncer vers une solution en coworking.

Cela permettra notamment de réfléchir à une approche coûts / bénéfices globale, qui prend en compte les investissements à faire (accompagnement, équipement, coworking) et les économies et retombées positives de votre projet (motivation, engagement, marque employeur, économies sur l’immobilier « classique »…).

Pour aller plus loin :

• Définitions du travail hybride – un approche par la pluralité des lieux de travail
• Découvrir le PASS Coworking permettant l’accès à un large réseau d’espaces en France
• Réaliser un diagnostic pour définir votre organisation hybride du travail.